О выборе облачной ERP-системы, преимуществах российского законодательства и результатах проекта, а также как облако повышает мотивацию персонала и каким будет бухгалтер будущего, рассказала Татьяна Семенихина, директор проекта по цифровой трансформации финансов Ашан Ритейл Россия (в период c декабря 2017 года по октябрь 2019 года), лидер по трансформации финансов в Auchan Retail.
Проект стартовал в конце 2017 года. Начали со стандартизации, унификации бизнес-процессов между всеми странами присутствия компании Auchan Retail. На этом этапе были задействованы все подразделения компании. Облачные сервисы Oracle ERP Cloud максимально подошли для автоматизации обновленных бизнес-процессов, а также в большей степени, чем другие решения, соответствовали новой операционной модели управления и отвечали ИТ-стратегии, направленной на повышение уровня централизации.
Далее были выбраны интеграторы, как глобальный, так и локальный. В России локальным интегратором стала группа «Борлас». К июню 2018 года была разработана и внедрена в Люксембурге core-модель решения, а в январе 2019 года в России в рамках трех небольших юридических лиц началась опытно-промышленная эксплуатация этой модели. В июле 2019 года на новую систему были переведены все службы российского Ашан, включая сети гипермаркетов Ашан и супермакетов АТАК. В настоящее время проект находится на стадии стабилизации.
Внедрение Oracle ERP Cloud – лишь первый этап программы трансформации. В России к системе подключено чуть менее 500 пользователей, которые работают с финансовыми модулями. Основные пользователи – бухгалтеры, проводящие разного рода транзакции и прочие финансовые операции. Помимо них, доступ к системе получили те, кто занимается валидацией расходов и одобрением платежей, а также устранением расхождений между заказом, приемкой и счет-фактурой. В данном процессе постоянно возникают разного рода разногласия (по стоимости или количеству закупки материалов, услуг, работ) и для их разрешения используются инструменты Oracle ERP Cloud для управления закупками и кредиторами.
Удалось унифицировать и стандартизовать бизнес-процессы по трем функциональным направлениям: от заказа расхода до оплаты (P2P, purchase-to-pay), от создания объекта продажи до получения денежных средств (O2C, order-to-cash), от централизации всех бухгалтерских записей до формирования отчетности (R2R, record-to-report).
В ходе проекта изменились функции сотрудников. Помимо бухгалтеров как таковых, появились специалисты, эксперты и менеджеры с расширенными функциями. При этом специалистам, которые занимаются P2P и O2C (по факту они работают с документами), не обязательно иметь именно бухгалтерское образование. От них не требуется навыков глубокого анализа транзакций и знаний особенностей учета, которые нужны для того, чтобы стать экспертом. Ориентация специалистов в данных направлениях идет на четко поставленные KPI бизнес-процесса, такие как оплата счет-фактур без задержек, своевременное выставление счетов и собираемость денежных средств.
Сервисы Oracle ERP Cloud заменили комплекс разрозненных систем, которые использовались ранее. Это позволило создать общий групповой план счетов и единую базу бухгалтерских транзакций для хозяйственных событий компании во всех странах присутствия, что позволит облегчить тиражирование решения в дальнейшем.
С другой стороны, благодаря зеленой карте по цифровизации первичной налоговой документации (УПД, УКД, кассовые документы) Россия значительно опережает многие европейские страны, и это уже приносит плоды: налоговая отчетность сдается в электронном виде, счет-фактуры приходят и высылаются в EDI-формате, отчего значительно снижается административная нагрузка на бизнес. Хотя это предъявляет новые требования к квалификации сотрудников финансовых служб.
В целом проект затрагивает не только финансы или управление кадрами. Он предусматривает серьезные изменения процессов на уровне всей компании. Например, внедрение виртуального офиса ведет к смене методов управления персоналом.
Бухгалтерия имеет дело с большим количеством письменных и голосовых обращений. И обработку наиболее простых из них вполне можно доверить разного рода электронным помощникам. Это могут быть программные роботы, которые способны генерировать ответные электронные письма, или чат-боты, обрабатывающие входящие телефонные звонки.
