Одна из важных целей Oracle – автоматическое закрытие месяца с подготовкой и раскрытием финансовых документов. И в марте, когда финансовые специалисты работали удаленно из-за пандемии Covid-19, Oracle удалось ускорить процесс закрытия периода на 20%.
«Мы планировали сократить сроки закрытия, но достичь этой цели работая удаленно – это просто невероятно, – говорит Мария Смит, старший вице-президент Oracle по финансовому контролю. – А мы как обычно работали в облаке».
Более быстрое финансовое закрытие периода позволяет руководителям проактивно реагировать на изменение ситуации в компании и внешних экономических условий и дает финансовой функции больше времени для решения стратегических задач. В конечном счете полностью автоматическое закрытие периода должно позволить вести финансовые транзакции и формировать финансовые отчеты в режиме реального времени.
Решение по автоматическому закрытию периода разрабатывает одна дочерних компаний Oracle, у которой в свою очередь имеется более 20 филиалов во всех основных регионах мира. В марте она впервые закрыла свои финансовые документы в течение одного рабочего дня, при этом сотрудники работали удаленно. Это «пилотный тестовый проект» Oracle по переносу финансовых систем в облако перед развертыванием различных модулей ERP и бизнес-процессов в масштабе всей компании.
С началом внедрения облачной ERP корпорация получила следующие преимущества: около 92% глобальных банковских транзакций теперь сверяются автоматически, сверка балансов внутри компании между сотнями юридических лиц выполняется за 90 мин, распределение расходов ускорилось на 98%, а учет начислений по открытым заказам на покупку теперь занимает всего три часа. Кроме того, объем бухгалтерских операций, выполняемых вручную, сократился на 35% благодаря журналам, включающим нескольких бухгалтерских счетов и валют.
Такие улучшения количественных и качественных показателей стали возможными благодаря переходу всей компании на те же облачные решения Oracle ERP Cloud и Oracle EPM Cloud, какие используют клиенты. И это хорошее подтверждение, как профессионализма финансовых контролеров и бухгалтеров, так и уровня развития технологий.
«Невозможно сделать автоматическим финансовое закрытие периода, сидя в главном офисе с газетой Financial Times в руках. Этот архаичный образ бухгалтера исчез навсегда, — говорит Мария Смит. – Основными умениями и навыками современного бухгалтера становятся построение отношений, укрепление влияния, внедрение инноваций, лидерство в изменениях, организация совместной работы – и перевод компании в мир современных финансов. Это совершенно другая роль!»
Важные шаги к ускорению финансового закрытия периода
Необходимая база для перехода к автоматическому закрытию – интегрированные системы, которые всегда синхронизированы и используют единый набор данных, что исключает дублирование информации и трудоемкие согласования вручную.
«При наличии единого набор данных не нужно тратить время на сверку, потому что все связи устанавливаются сразу, – говорит Смит. – Я знаю компании, которые должны согласовать каждый участок своей деятельности с главной бухгалтерской книгой. На это может уходить несколько дней, в то время как у нас все это происходит автоматически».
Например, одна из самых значительных сфер затрат для компаний — это люди. Интеграция Oracle HCM Cloud и Oracle ERP Cloud означает, что когда Oracle приобретает компанию, а данные о ее сотрудниках переносятся в систему HCM, она немедленно интегрируется со всеми модулями корпоративной ERP-системы. Зарплата и льготы, центры затрат, сфера деятельности каждого сотрудника, заказы на покупку, командировочные расходы, – все это начинает обрабатываться автоматически.
«В компании нашего размера знания о численности персонала в глобальном масштабе и отсутствие необходимости согласовывать данные между отделами управления финансами и персоналом дают огромную экономию времени, – говорит Мария Смит. – Интегрированное облако HCM и ERP обеспечивает точность данных, полный контроль над ними и высокую скорость их обработки. Такое согласование имеет решающее значение, когда компания реструктурирует бизнес, приобретает новые компании или меняет бизнес-модель выхода на рынок, переводя некоторых сотрудников на новые направления бизнеса или в другие центры затрат».
Финансовое закрытие можно сравнить с эстафетой: когда данные и системы интегрированы, то эстафетная палочка передается мгновенно. Если системы не обмениваются данными друг с другом и не интегрированы, то «бегунам» приходится останавливаться, проверять и разбираться, прежде чем передавать эстафету для каждой «дорожки»: кредиторской задолженности, основных средств, доходов, расходов и др.
Другой немаловажный фактор: корпорация Oracle перешла к единому глобальному плану счетов, который обеспечивает согласованность данных по всей компании и значительно упрощает отчетность. Сегодня финансовое подразделение Oracle располагает самыми актуальными данными благодаря возможности запускать отчеты в интерактивном аналитическом расширении SmartView в режиме реального времени – для всей компании, для любого из сотен юридических лиц компании, для отдельных направлений бизнеса или регионов.
Среди самых важных уроков, которые Oracle извлекла в процессе перевода финансов в облако, – переход к глобальному плану счетов должен происходить быстрее и финансовым руководителям необходимо устанавливать соответствующую высокую планку.
«Когда мы поставили цель добиться закрытия за один день, многие не верили, – говорит она. – Но это быстро превратилось в мотивирующую задачу, и команды начали разбираться, как этого добиться. Сотрудники приняли вызов и выдвинули сотни инновационных идей – от упрощения процессов до автоматизации. Реальность такова, что ни один бухгалтер не захочет тратить дни и недели на закрытие финансовых счетов, если это можно сделать за один день. Особенно если уже видна следующая цель – непрерывное автоматическое закрытие и разработка концепции следующего поколения финансового управления».
Новая роль бухгалтера будущего
Для достижения цели финансового закрытия периода за один день требуется гораздо больше, чем усилия бухгалтерии. Нужно сотрудничество всех направлений деятельности компании по модернизации бизнес-процессов, выявлению областей деятельности, которые нуждаются в улучшении, и повышению качества данных.
Точный финансовый учет требует точных данных, а точные данные абсолютно необходимы для ускорения закрытия периода.
«Сначала мы думали, что главное в закрытии периода за день – это скорость обработки. На самом деле принимаемые нами решения, направленные на повышение скорости, касались повышения эффективности. Это стало одним из важнейших уроков для нас, – старший вице-президент Oracle. – И позволило нам понять, что речь идет не только об эффективности в финансах, но и об эффективности в компании в целом. Поэтому решение этой задачи стало успехом как для финансовой функции, так и для всего бизнеса».
Еще одним ключевым направлением для финансового подразделения является тесное партнерство в разработке продуктов, направленное на внесение усовершенствований в регулярные ежеквартальные обновления облачных приложений Oracle.
«В конце квартала разработчики продукта внимательно изучали действия моей команды в процессе финансового закрытия периода, – говорит Мария Смит. – Они могли видеть все наши действия, и теперь у нас есть список дополнительных областей, которые мы планируем автоматизировать. Это прекрасное партнерство и совершенно новый стиль работы».
Финансовые специалисты ежедневно пользуются Oracle ERP Cloud и хорошо представляют себе работу системы. Поэтому они также взяли на себя роль фронт-офиса: работу с заказчиками, отделами продаж, маркетинга и другими, став лицом компании.
«Мы сами являемся одним из наших крупнейших клиентов, – говорит Смит. – Когда финансовые руководители хотят понять, что предлагает Oracle ERP, им требуется поговорить с людьми, которые действительно используют продукт и осуществляют финансовое закрытие. Поэтому сотрудники моей команды часто беседуют с коллегами из финансовых отделов других компаний о нашем опыте развертывания и использования Oracle ERP Cloud».
Все это привело к большим изменениям в финансовой команде, и ее специалисты с готовностью приняли роль новаторов.
«Думаю, что такая работа бухгалтера — одна из самых интересных в компании, – говорит Мария Смит. – Каждый день я слышу, как сотрудники выдвигают все новые и новые идеи о том, как мы можем добиться целей, которые, как мы думали всего несколько лет назад, недостижимы, например, автоматическое закрытие. Это очень вдохновляет, потому что теперь все стало возможным и реализация зависит от нас самих, и мы можем возглавить этот процесс».
