«Азбука вкуса» — динамично развивающийся ритейлер, технологичный с самого момента основания компании. О том, почему ритейлеры обязаны вкладываться в клиентский опыт и персонализацию, как сделать правильный выбор между внутренней разработкой, использованием готовых решений и аутсорсингом услуг, и чем хороша облачная автоматизация процессов консолидации и раскрытия финансовой отчетности, в интервью CNews рассказала старший вице-президент по финансам «Азбуки вкуса» Виктория Лубнина.
«Цифровизация — модное слово»
CNews: Виктория, «Азбука вкуса» начала цифровизироваться еще когда и не было толком такого понятия. По каким направлениям шла трансформация все эти годы?
Виктория Лубнина: Цифровизация — это какое-то новое модное слово, а мы говорим про автоматизацию. Она проходит у нас с момента основания компании, в том числе потому, что у одного из учредителей и основателей «Азбуки Вкуса» за плечами был большой опыт работы программистом, и с самого начала он делал упор на технологии, потому что это его большое увлечение. Уже тогда у нас, в отличие от многих других компаний отрасли, была ERP-система. Затем мы активно стали использовать аналитику и большие данные. И сейчас развиваем внутреннюю службу по работе с большими данными в ИТ-департаменте. Мы пошли классическим путем — нанимаем инженеров и создаем свое «озеро данных», аккумулирующее как внутренние, так и внешние данные, важные для всех бизнес-направлений. Надеемся, что у нас наберется достаточно экспертизы в бизнесе, чтобы грамотно работать с аналитикой и большими данными в будущих проектах. Мы уверены, что технологичность — наиболее прямой путь к повышению эффективности работы.
CNews: Какие технологии вы используете в финансовом блоке?
Виктория Лубнина: В рамках управления финансовой функцией мы используем инструменты для прогнозирования, планирования и бюджетирования, а с недавних пор — и для консолидации и раскрытия финансовой отчетности. По этому пункту хочу отметить, что сначала мы планировали использовать в этих целях ERP-систему, но нашли там массу недостатков и решили, что нам гораздо удобнее будет использовать специализированное решение. Мы выбрали ту же линейку, что и для бюджетирования - Hyperion, только используем это решение в облачной модели. Облачный сервис называется Oracle Financial Consolidation and Close Cloud Service и он не только помогает привести нашу отчетность к международным стандартам, но и дает дополнительные возможности в части сценарного прогнозирования. В рамках проекта мы обеспечили унификацию и стандартизацию методики и алгоритмов формирования отчетности, обеспечили единый источник для хранения и обработки исторических данных, повысили прозрачность результатов для аудиторов, реализовали требования стандарта IFRS16 и получили гибкие инструменты анализа.
«Инструменты защиты данных у Oracle лучше, чем те, что мы можем применять самостоятельно»
CNews: Чем облака оказались лучше альтернативных подходов?
Виктория Лубнина: Предполагаем, что благодаря облаку в перспективе все возможные обновления и изменения сервисов будут происходить быстрее, а мы будем получать быстрый доступ к инновациям, знаниям и коллективному опыту, опираясь не только на свою экспертизу.
Большое количество пользователей теперь имеют возможность давать обратную связь о проблемах, связанных с процессами, и быстро получать помощь и поддержку без электронной почты. И это, безусловно, будет сокращать сроки и объемы доработок, которые всегда имеют место.
CNews: Не было опасений за безопасность данных?
Виктория Лубнина: Были. Но мы нашли компромиссное решение и убедились, что хранение данных в дата центрах Oracle не представляет для нас никакой угрозы, потому что у Oracle есть свои надежные и сертифицированные инструменты защиты, которые, честно говоря, наверняка более мощные, чем все, что мы сами можем придумать.
CNews: Какие-то другие варианты, кроме Oracle, вы рассматривали?
Виктория Лубнина: Обсуждали, но склонились к продукту Oracle. Любое внедрение на 50% определяют возможности самого решения, а еще на 50% — уровень взаимоотношений между разработчиком и заказчиком, от внятной постановки задачи до формирования общего языка. Так получилось, что у нас достаточно много совместных проектов с Oracle, в том числе по Siebel Loyalty и Exadata. От этого растет доверие и вероятность успеха совместной работы повышается, поэтому и использованием линейки Oracle Hyperion мы довольны.
CNews: Как проходило внедрение? Сколько времени оно заняло?
Виктория Лубнина: Мы рассчитывали закончить его за четыре месяца, но из-за сложности постановки задачи по разработке расчета 16 IFRS, закончили за шесть. Ресурс был задействован небольшой — три человека с нашей стороны, два человека в режиме онлайн от разработчика, и два человека с перерывами от службы надзора. То есть внедрение оказалось достаточно легким.
«Компания растет, а штат финдепартамента остается прежним»
CNews: Как перевод бюджетирования в облако повлиял на мотивацию управления персоналом в вашем подразделении?
Виктория Лубнина: Строго говоря, у нас нет бюджетирования в классическом понимании. Мы живем в концепции «Beyond Budgeting», используем сценарии и скользящие прогнозы. В их основе драйверы и закономерности, которые одновременно являются теми самыми KPI — драйверами мотивации. Хотя сейчас этот термин считается устаревшим, его предал анафеме даже Герман Греф. Однако можно уйти от классического способа их формирования и при наличии гибкости — это те самые показатели, соотношения, тренды, расчеты юнит-экономики, на которые должен наводиться фокус внимания.
Так вот, идея автоматизации сценарного подхода хорошо повлияла на мотивацию людей по той причине, что для них процесс стал более прозрачным и понятным, они получили большую вовлеченность в достижение целей как компании в целом, так и персональных. Теперь они могут сами получать данные, связанные с их мотивационными показателями, а не ждать этого от аналитиков. Это придает им уверенности в том, что показатели достоверные.
На мотивацию сильно влияет и то, что выбранное решение высокопроизводительно, гибко к изменениям и доступно не только финансовым аналитикам.
CNews: Можно ли как-то пощупать руками или увидеть в цифрах эффекты от перехода к использованию Hyperion?
Виктория Лубнина: Один из очевидных эффектов: компания растет, а штат финансового департамента остается прежним. Многие компании оптимизируются через централизацию, а мы не децентрализуемся с момента создания Компании, стараясь максимально использовать автоматизацию и роботизацию.
«Компании, которые умеют работать с данными, растут быстрее рынка»
CNews: Сейчас в финансовом секторе набирают популярность технологии по роботизации процессов. Какие проекты у вас уже реализованы?
Виктория Лубнина: Это еще одна причина, по которой число сотрудников финансового департамента, в который входит в том числе бухгалтерия, не растет много лет подряд. Когда ко мне приходит сотрудник и жалуется на рост нагрузки и увеличение объема документооборота, мы начинаем проверять, все ли рутинные процессы мы проинвентаризировали и поняли их суть, и имеем ли мы возможность использовать для их выполнения не человека, а робота?
Сказать, что таких процессов очень много, нельзя. Но те из них, что связаны со сверкой, коммуникациями с поставщиками, выверкой счетов и налогов, начислениями на физических лиц, — легко роботизируются. Кстати, во всех компаниях роботизация начинается, как правило, с энтузиастов, которым просто прикольно этим заниматься. У нас, как ни странно, такой энтузиаст нашелся в бухгалтерии. И в том числе его усилиями мы максимально используем роботизацию процессов в бухгалтерском и кадровом учете. Мы даже проходили аудит с участием компании Ernst & Young, который обнаружил рутинные процессы только в кадрах, автоматизацией и роботизацией которых мы активно занимаемся сейчас.
CNews: То есть, это самостоятельно разработанное ПО?
Виктория Лубнина: Есть специализированное программное обеспечение, в котором заложены основы и инструменты, а мы делаем дополнительную настройку под свою специфику.
CNews: Есть ли у вас искусственный интеллект, блокчейн или какие-то другие хайповые, как их называют, технологии?
Виктория Лубнина: С учетом того, что мы создаем озеро данных и аналитику на его основе, наверное, искусственный интеллект поселится у нас со временем. Хотя у нас уже используется программное обеспечение, которое анализирует клиентский опыт и частично начинает подсказывать нам что-то.
Зачем нам нужен искусственный интеллект? В рознице сейчас ключевой фокус делается на персонализацию, а ее без искусственного интеллекта, по-моему, реализовать уже невозможно. Речь идет о таком количестве транзакций, пересечении с событиями, которые нужно проанализировать, что выдать рекомендация для конкретного сегмента потребителей в конкретном регионе, используя традиционные инструменты, уже невозможно или выводы чрезмерно умозрительны.
Проблема еще в том, что в попытках внедрить большие данные и работать с ними — очень много неудачных примеров. Но те компании, у которых достигнут баланс между машиной и экспертом от бизнеса, растут быстрее рынка. Думаю, при работе с большими данными всегда должен быть человек, который сформулирует задачу или гипотезу, определит необходимый набор данных для исследования и сформулирует системе грамотные вопросы. Таких людей нашему бизнесу еще выращивать и выращивать, пока их мало.
«Разрабатывать инновации внутри компании не всегда эффективно»
CNews: Вы верите в тотальную автоматизацию бухгалтерского или налогового учета?
Виктория Лубнина: Вполне. Мы этим занимаемся
CNews: Это какая-то отдаленная по времени перспектива?
Виктория Лубнина: Уже сейчас существуют разные уровни автоматизации и парадокс в том, что это не обязательно связано с очень тяжелыми ERP-системами. Думаю, они напротив — являются препятствием к тотальной автоматизации, потому что в них нужно все время делать доработки и изменять настройки. Есть куда более гибкие внутренние системы, например, такие как облачная консолидация. Конкретно наш следующий шаг — поднять уровень электронного документооборота с 60% до 100%. После этого мы сможем существенно сократить количество учетчиков – операторов ПК просто потому, что не нужно будет заниматься ручным вводом документов. Останется задача контроля аналитик в электронных записях и собственно операция учета электронного документа. С ней мог бы справляться робот, но тут важен ответ на вопрос: готовы ли мы передать ответственность роботу? Где-то это может быть целесообразным.
И если говорить в масштабах всего рынка, то это вполне себе достижимо, потому что даже маленькие компании вынуждены переходить на электронный документооборот — ФНС просто перестала принимать бумагу.
CNews: Насколько быстро окупаются ваши инвестиции в ИТ?
Виктория Лубнина: Я считаю, что это невозможно посчитать напрямую, ведь считать только через экономию трудовых ресурсов нерационально.
CNews: В какие инновации, на ваш взгляд, должен вкладываться российский ритейл, чтобы повысить эффективность финансового управления?
Виктория Лубнина: Есть два пути. Внутри своей компании — дорого, и может быть неэффективно. Мы это хорошо знаем, потому что сами в своем время наращивали коробочные решения вокруг ERP-системы. Второй вариант — аутсорсинг сервисов и услуг, в которые финансового вкладываются монстры индустрии. И сейчас для этого очень удачный момент. Важно следить за балансом автономности и эффективности внутренних внедрений.
